Wie sie am besten gelingen.
Sind Sie auch vom sogenannten Meeting-Wahnsinn infiziert worden, der sich in deutschen Büroräumen unaufhörlich ausbreitet? Müssen Sie bei dieser Frage unweigerlich nicken? Wie viele Meetings haben Sie denn so in der Woche? Und ganz wichtig: Wie viele davon sind am Ende wirklich effizient und ergebnisorientiert?
Was es mit dieser Meeting-Kultur auf sich hat
Wir alle kennen den Begriff Meeting, hat er doch bei uns weitestgehend die angestaubte Konferenz abgelöst. Während diese in der Vergangenheit eher der oberen Chef-Etage vorbehalten war, hat das Meeting in absolut jeder Branche Einzug gehalten. Und hatte die Konferenz früher noch das Siegel von höchster Wichtigkeit hinter verschlossenen Türen, wird heutzutage bei gefühlt jeder Zimperlichkeit ein Meeting einberufen.
Besprechungen sind wichtig, keine Frage, aber die Relevanz von Besprechungen verliert zunehmend an Bedeutung. Meeting – das klingt ja auch schon ganz entspannt und ohne Zwang, überhaupt nicht steif und verkrampft wie das deutsche Pendant. Vielleicht liegt hierin auch die Problematik: Die zu allgemein gefasste Bedeutung des Begriffs. Es wird sich getroffen, aber nicht unbedingt konferiert.
Und was eine Fliege mit Meetings zu tun hat
Stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Büro vor Ihrem Bildschirm und arbeiten an einer wichtigen Aufgabe mit Abgabetermin. Plötzlich ist da diese lästige Fliege, die vor Ihrem Bildschirm herumschwirrt und Sie mit ihrer puren Existenz malträtiert. Die Fliege bringt Sie völlig aus dem Konzept – das war’s mit der Konzentration!
Genauso verhält es sich heutzutage mit Meetings. Plötzlich ploppt auf Ihrem Bildschirm eine Erinnerung auf und schreit Meeting, Meeting, Meeting. An Ihre eigentliche Arbeit ist jetzt nicht mehr zu denken.
Zugegeben, nicht gerade der originellste Vergleich, aber er bringt das Problem auf den Punkt: Häufige Meetings unterbrechen Ihren Arbeitsfluss, den äußerst produktiven sogenannten Flow. Ihr Stresspegel steigt und Sie geraten unter Zeitdruck.
Sitzen Sie dann im Meeting, sind die Kollegen unvorbereitet oder mit dem Handy beschäftigt. Es wird zwar viel besprochen, aber nichts Konkretes. Am Ende haben Sie nicht das Gefühl, dass ein Problem gelöst wurde. Die Fliege und das Meeting haben Ihnen nur unnötig Kraft und Zeit geraubt. Bei ersterem hilft ein Fliegennetz, aber wie lassen sich schlechte Meetings verbessern? Wir nennen Ihnen fünf Tipps.
Nehmen Sie Einfluss, optimieren Sie Meetings!
- Sorgen Sie für die nötige Relevanz im Unternehmen! Hinterfragen Sie, ob dieses Meeting, das Sie einberufen möchten, wirklich wichtig ist. Oder kann das Problem auch anders und somit schneller gelöst werden? Werden Sie selbst zu Meetings einberufen, hinterfragen Sie den inhaltlichen Mehrwert. Hat das Thema wenig mit Ihrer Position zu tun, sagen Sie auch mal Nein – das ist nur legitim.
- Pünktlichkeit sorgt ebenfalls für Relevanz: Fangen Sie pünktlich an und warten Sie auf keinen der Teilnehmer. Nachzügler haben dann eben Pech gehabt. Wollen sie nicht negativ auffallen, werden sie beim nächsten Mal pünktlich sein. Probieren Sie es aus!
- Sind Sie verantwortlich für die Besprechung oder zumindest Wortführer, bereiten Sie sich vor. Welche Punkte stehen heute auf der Agenda? Gute Vorbereitung ist der rote Faden, der Sie und alle anderen durch das Meeting führt.
- Zeit ist ebenfalls ein wichtiger Faktor! Ist das Meeting auf eine bestimmte Zeit angesetzt, wird Ausschweifungen erst gar kein Platz eingeräumt.
- Ablenkungen sind nicht erlaubt! Also weg mit dem Handy oder sonstigen technischen Errungenschaften, die ohnehin nur vom Wesentlichen ablenken. Die physische Anwesenheit aller mag ja sehr schön sein, aber für konstruktive Ergebnisse bedarf es schon auch der mentalen Anwesenheit. Klingt einleuchtend, oder?
Und zum Schluss noch ein Bonus-Tipp: Halten Sie doch mal ein Standup-Meeting ab! Besprechungen im Stehen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Ein solches Meeting hat automatisch eine verkürzte Dauer und das Beste: Die Produktivität wird nachweislich gesteigert!
